Artikler

Videokonference

Videokonference – hvad, hvorfor og hvordan

Videokonference er blevet en vigtig teknologi for mange firmaer. Det giver mulighed for at holde møder med partnere, kunder og medarbejdere og det på trods af, at deltagerne sidder på helt forskellige lokationer i verden. Videokonference kan være helt simpel med en-til-en kommunikation eller mere kompleks med mange samtidige deltagere. I denne artikel ser vi på de mere generelle betragtninger, udfordringer og teknologien bag, mens vi i en senere artikel ser på, hvad der findes af produkter på markedet. Så lad os først se på hvad, hvorfor og hvordan inden for videokonference.

Hvad er videokonference? 

Videokonference giver mulighed for, fra to eller flere lokationer, at have en to-vejs kommunikation med både video, audio og data. Det er velegnet til at bruge på både forretningsmøder, klasseundervisning, seminarer, diskussionsgrupper og interview.

Normalt bruges internet/IP teknologi via computer, smartphone, tablet eller enheder lavet specielt til videokonference, og derudover er et kamera, en mikrofon, en højttaler og en skærm essentielle enheder for at foretage videokonferencen. Billede og lyd bliver oversat til digital form og komprimeret vha. en velegnet komprimeringsalgoritme, normalt kaldet en codec. Codec betyder, at både video- og audiosignalet bliver kraftig reduceret i sin datastrøm, og derfor er det lettere at transmittere over IP-netværk i (næsten) real tid. Videokonferencesystemer behøver ikke at have samme slags udstyr på de forskellige lokationer, men kan alligevel kommunikere pga. nogle vedtagne standarder.

Videokonference kan foretages på en bred vifte af udstyr; lige fra en smartphone med Skype eller Facetime til en dedikeret enhed fra producenter som Polycom, Lifesize og Cisco. Det indikerer også, at investeringen i udstyr spænder bredt; lige fra gratis apps til meget dyre, dedikerede løsninger. Tendensen er, som i så mange forskellige brancher, at der er en drift fra hardware integrerede løsninger mod rene software baserede løsninger. Men alle løsninger kræver, at de essentielle ting som kamera, mikrofon, skærm, højttaler og netværk er tilstede.

Hvorfor videokonference?

Den visuelle kommunikation, hvor man via video kan se den reaktion, som deltagere i videokonferencen udtrykker i en samtale eller en situation, er meget forbedrende for kommunikationen og forståelse af emner. Psykologisk er den også med til at forbedre de menneskelige relationer. Vi føler, at vi kender andre deltagere bedre ved en kombineret audiovisuel kontakt end ved kun telefonisk kontakt; det gælder selv for personer, som vi aldrig har mødt face to face. Videokonferencen kan også give mulighed for samtidig at betragte og kommentere data i forskellig form, tekst, tegninger, diagrammer, formler, powerpoints osv.

En kontakt via et kamera, mikrofon og skærm kan selvfølgelig ikke konkurrere med det direkte møde. Men rejser fra et punkt til et andet er dyre og tidskrævende, og her kan videokonferencen spare meget tid og mange rejsepenge. Den lette tilgængelighed betyder også, at man tager møder, som er vigtige og informationsrige, men som aldrig ville være foretaget, hvis der var rejsetid involveret. Så videokonferencen vil mange gange betyde, at samarbejdet mellem medarbejdere, firmaer, forskere og lignende i høj grad bliver udbygget og intensiveret. Og det betyder bedre produkter, gladere medarbejdere, bedre uddannelse og dybere forskning.

Ulemper ved at bruge videokonference

Videokonference er dyb teknologi, og selv om der af udviklere og producenter bliver arbejdet hårdt på, at brugervenligheden er så ligetil som mulig, så vil der alligevel være en teknologisk barriere, som skal forceres. Og som nogle medarbejdere på tværs af køn og alder vil have svært ved at håndtere. Den teknologiske udvikling og tilvænning betyder, at denne skare bliver mindre og mindre i fremtiden, men som virksomhed vil det på nuværende tidspunkt være dumt at ignorere det faktum. Løsningen på dette problem kan være stor fokus på brugervenligheden før indkøb, uddannelse af personale eller en velvoksen IT support afdeling; og prioriteringen bør nok være i nævnte rækkefølge.

Øjenkontakt kan også være et problem med videokonferencen; for rent psykologisk vil vigende eller ingen øjekontakt hos en deltager give en uheldig reaktion hos den, som taler. Er tilhørerne uinteresserede, kedsommelige, skyldige osv. Vi kender det selv, hvis vi taler med en person, hvor øjekontakten forsvinder. Det giver en hurtig og umiddelbar reaktion, som i reglen er negativ for samtalen og samværet. Visse dyre videokonferencesystemer prøver at håndtere dette og finde en teknologisk løsning. Men typisk vil deltagere tale mod skærmen og ikke mod kameraet, og der har vi problematikken. Faktisk har videokonference på smartphone (Facetime, Skype og lign.) en fordel her, fordi skærm og kamera er så tæt på hinanden, at problemet stort set er væk.

Den manglende øjekontakt er til dels en vanesag hos deltagere, så den umiddelbare reaktion bliver med tiden dæmpet. På samme måde kan man vænne sig til den tidsforskydning, det korte delay, der er i et videokonferencesystem. Det betyder, at man ikke kan snakke og evt. afbryde, som man kan i en fysisk samtale, men må tage hensyn til denne tidsforskydning.

Krav til omgivelser

Måske har virksomheden et dedikeret videokonferencerum. Eller et møderum, som ofte bliver brugt til videokonference. Her ser vi dog også et skift, for eftersom teknologien bliver mere tilgængelig og overkommelig i pris, jo mere bliver den flyttet ud på den enkelte medarbejderplads.

Hvor videokonferencen end foretages, så bliver den langt bedre, hvis der er taget hensyn til den i omgivelserne. Lyset i rummet bør være god; det bedste er frontalt lys, loftlys derimod kan kaste nogle uheldige skygger, men blandet med frontalt lys vil det være ideelt. Lyset skal ikke være generende for dem, der sidder i rummet, men dog så kraftigt, at kameraet ikke har problemer med at fokusere. Der bør være enkle farver i rummet uden mønstre og med særlig fokus på baggrunden bag deltagerne. Her er mørke, neutrale farver de bedste. Mønstre på tøj kan også være forvirrende for kamera, codec og betragteren. Tænk på det, lad Hawaii-skjorten blive hjemme den dag, men tænk også på, at tøj med især tynde striber kan lave moiré på kameraet, hvilket kan være ret irriterende at se på. Det er en god idé at markere pladser op i rummet, hvor deltagerne sidder bedst i forhold til lys, kamera, skærm og lyd.

Omkring lyden, så tænk på at have så stor en afstand mellem mikrofon og højttalere som muligt, og sørg for, at mikrofonen ikke opfanger uheldige lyde som blæsere, air-condition anlæg osv. Sørg også for, at der er en god balance mellem højttalersignalet, og gain (lydstyrke) på mikrofon. Hvis der er usikkerhed omkring dette eller ændringer ved sidste brug, så lav en test. Dyrere videokonferencesystemer har indbyggede bruger presets, så udgangspunktet altid er den samme og velkendte.

Opførsel fra deltagere

Når man deltager i et videokonference møde, så er der ting, man skal tage hensyn til, en bestemt form for etikette. Og som betyder, at mødet vil forløbe meget bedre, især hvis alle er indforstået med denne videokonference opførsel. Det kan være ting som at huske at lukke for mikrofonen, når man ikke taler. Og hvis mikrofonen er åben, så ikke rasle med papir, smykker, tromme i bordet og lignende, som kan forstyrre. Husk at have fokus på skærm/kamera, når man taler, og hvis der er mange deltagere i videokonferencerummet, så er det en god idé ikke at tale i munden på hinanden, derimod vente på sin tur, inden man taler. I en stor forsamling kan det være en god idé med en talestyrer. Og husk den lille tidsforskydning, der er i transmissionen, så man lige holder en lille pause og giver de ”fjerne” deltagere tid til at svare.

Teknologi

Den mest udbredte standard inden for videokonference kaldes H.323, og den benyttes til videokonference over IP (der er også en standard til ISDN kaldet H.320). Denne standard består af en masse codec og underliggende standarder, så H.323 beskriver altså både komponenter, protokoller og transmission procedurer for den samlede video, audio og data kommunikation. Men som bruger er man ikke interesseret i underbestanddelene, men blot den overordnede standard.

Typisk vil man bruge H.323 standarden på to forskellige måder, enten i den simple ”point to point” videokonference, hvor to enheder kommunikerer med hinanden, eller med en ”Multipoint” konference, som er mere kompleks, og hvor flere enheder kommunikerer. Det sidste involverer en MCU; en kontrol enhed, som sammenkobler og mixer de forskelle enheder fra forskellige lokationer. Denne MCU kan være en hardware enhed eller blot et stykke software, som foretager en intelligent og automatisk mixning. En MCU kan automatisk foretage skift mellem flere enheder, så den, som er i billedet, til enhver tid vil være den, som taler. Det betyder også, at behovet for god videokonference opførsel er strengt nødvendig, når der bruges multipoint systemer.

En anden mulighed er at bruge ”continuous presence”, hvor skærmen deles ind i felter i forhold til deltagere, så alle bliver præsenteret på samme tid. Denne tilstand er mindre anvendelig, hvis en eller flere af deltagernee består af videokonferencerum, hvor der er flere deltagere i samme rum. Simpelthen fordi billedet bliver for småt. Langt mere anvendeligt, hvis alle videokonference deltagere sidder foran sin egen enhed.

En anden standard er H.239, som ud over det almindelige videokonference signal, også giver mulighed for at vise et almindeligt computerskærmbillede på en anden skærm. Det er eksempelvis udbredt, hvis man skal diskutere indhold, tegninger, diagrammer eller konstruktioner, som kan vises på den anden skærm. Det er også udbredt til undervisning, hvor underviseren optræder på den ene skærm, mens den anden skæm viser indhold (f.eks. ligesom en tavle).

Sikkerhed

Videokonference systemer har generelt problemer med at fungere hensigtsmæssigt bag en firewall. Desuden har mange systemer også en autosvar funktion, og hvis denne ikke kontrolleres og styres hensigtsmæssigt, så er det ret let for ubudne gæster at deltage i en videokonference uden at blive set. Det kræver ikke den store viden omkring IP at bryde ind i et sådant system. Derfor er det vigtigt at kontrollere, at IT sikkerheden er god, når videokonferenceudstyret anvendes. På de fleste systemer er det bare nogle få flueben, som skal krydses af eller en NAT, som skal aktiveres på routeren; men yderst vigtigt at kontrollere.