Artikler

Ricoh inspirationsdag

Digital inspiration hos Ricoh

Den danske afdeling af det japanske firma Ricoh, som de fleste nok kender fra deres kopimaskiner og printere, inviterede deres kunder og venner af huset til en inspirationsdag her i forsommeren. En ”inspirationsdag” hos et firma kan jo være alt fra en lang, kedelig salgstale til en reel inspiration, og Ricoh holdt sig helt afgjort til den ægte vare og lagde kimen til mangt en inspiration og tanke hos de mange besøgende; især med afsæt i den digitale revolution, som sker omkring os i netop disse år. 

Efter velkomst fra den danske CEO Søren Krogh-Nielsen fik de omkring 100 deltagere en gevaldig peptalk fra Jim Hagemann Snabe, tidligere CEO hos SAP AG, og en af de mest fremsynede erhvervsfolk i Danmark. Med en positiv og besnærende fascination af den teknologiske udvikling og omstilling fik Jim klaret store problematikker som helbred, energiforsyning og transportinfrastruktur, men påpegede også, at de næste par årtier vil være yderst udfordrende for erhvervslivet. Det kræver omstillingsparathed og innovation at gebærde sig i det industrielle sporskifte, som han mener, vi befinder os midt i. Omstillingen er båret af den meget hurtigt udviklende digitale revolution, hvor gamle, velrenommerede erhverv helt vil forsvinde, og hvor nye lynhurtigt vil have teten. Jim brugte bl.a. musikindustrien som eksempel på en underholdningsindustri, som på bare et årti har gennemgået en total forvandling med helt nye spillere, som i kraft af nyudviklede teknologier og innovation helt har overtaget markedet. Den individuelle oplevelse hos kunden vil i fremtiden være i fokus, og her er mulighederne mange med den digitale revolution. Fremtidens uddannelse er udfordret, fordi det formodes, at 50% af de job, som den næste generation får, ikke eksisterer i dag og er ukendte for os; og hvordan uddanner man unge til job, som man endnu ikke kender? Kunstig intelligens og brug af Big Data vil forandre den verden, vi kender, og revolutionen er i gang. Og her mente Jim, at danske firmaer havde en god chance for at gribe den digitale udvikling og ride med på den bølge; men det vil kræve nytænkning og entrepreneurship.

Inspirations sessioner

Efter den inspirerende peptalk blev de mange fremmødte delt op i en række hold med hver sin vært, som førte hvert hold rundt til en række spots, hvor enten produkter eller ideer blev præsenteret af eksperter fra Ricoh. Selvfølgelig blev der talt om firmaets produkter på disse spots, men den røde linje var den arbejdsplads omstilling, som det danske Ricoh kontor har gennemgået inden for de sidste par år. Bl.a. mødte vi Ricoh direktøren på et centralt, men umiddelbart uinteressant sted, skulle man mene; nemlig ved de medarbejderskabe, som var indrettet midt i bygningen. Hver medarbejder, fra bund til top, har sit eget lille skab, ikke bare til personlige ting, men også til de dokumenter, som hører med til jobbet i huset. Ricoh har nemlig haft et mål som virksomhed at skære papirforbruget ned med 75%, og det er lykkedes. Det, kan man sige, er et ret interessant budskab at formidle ud, især fordi mange tænker Ricoh som en virksomhed, hvor deres kerneområder traditionelt har ligget i teknologi, som har papir som materiale. Her tænkes især på printere og kopimaskiner. Men Ricoh er i en omstillingsproces, ikke bare på deres eget kontor, men også på de produkter, som de tilbyder.           

Direktør Søren Krogh-Nielsen kunne også fortælle, at der ikke er faste pladser til medarbejderne i huset, men det står alle frit for på dagen at vælge sin plads. På den måde kan medarbejderne flekse, alt efter hvem de i løbet at dagen skal have særlig kommunikation med. Eller der kan flekses arbejdsplads ud fra hensyn til variation eller ud fra hensyn til støjniveau på de åbne kontorer. På den valgte arbejdsplads hooker man sig op til serveren, og dokumenter, korrespondance og lign. ligger klar til én i digital form. Hvis man har behov for at kommunikere mere intensivt med en række medarbejdere, kan man booke et af de mange mødelokaler, der er hos Ricoh. Her kunne Søren dog fortælle, at her har det også været muligt at skære ned, især i kraft af et ”intelligent” mødelokale bookingsystem. På de små tavler ved hvert mødelokale fortælles, hvad der er booket i løbet af dagen, og systemet booker selv automatisk mødelokalet frit, hvis et møde af en eller anden grund ikke bliver gennemført. På den måde er der færre mødelokaler, som står tomme, og det har derfor været muligt at skære ned på antallet af mødelokaler på Ricoh kontoret.

Møderum

Netop behovanalyse og definition af møderum i virksomheden var emnet på det næste spot med vært Carsten Holmgaard. Ricoh tilbyder forskellige løsninger på møderum, men Carsten tog ikke direkte udgangspunkt i disse mødelokale løsninger, men udfordrede i stedet med nogle sande facts omkring, hvordan møderum typisk bliver konfigureret og brugt. Hvor mange gange får projektoren ikke lov at stå hele weekenden og bruge strøm og lampetid? Hvor mange gange sidder to medarbejdere ikke i et møderum, som i grunden er beregnet til 14 personer? Og hvor mange gange er mødelokalet ikke stoppet med teknologi, som ikke bliver brugt, fordi ingen kan finde ud af det uden hjælp fra IT-afdelingen?

Løsningen er at definere og monitorere de behov, som virksomheden har mht. mødelokaler. Hvordan bliver de booket, bliver de reelt brugt, hvilken teknologi er der behov for og er tilgængeligheden således, at alle medarbejdere kan tilgå og bruge faciliteterne? Denne analyse bør i høj grad foregå løbende og i særdeleshed, inden der bliver lavet nye rum eller investeret i ny teknologi. Carsten slog også et slag for, at brugerflade og tilgang til teknologien ikke skal læres af personalet på virksomheden. Brugerfladen bør netop vha. teknologien være så ligetil, at møderummet kan benyttes af alle.

3. generation whiteboard

En noget mere produktorienteret tale blev holdt ved et spot, hvor et par af Ricoh’s touchfølsomme whiteboards var i centrum. Denne 3. generation af whiteboards har hurtig tilgang til ens data og projekter, men samtidig også stor fokus på sikkerheden. Eksperten fra Ricoh viste, hvordan han locker sig ind med det medarbejder identitetskort, som han fortæller er blevet ”den hellige gral” for adgang til egen data på Ricoh’s kontor. Whiteboardet har indbygget HD, men der kan også trækkes filer ind fra alle mulige enheder, tablets, smartphones, computere, servere osv. De filer og projekter, som blev skabt eller modificeret på whiteboardet kan selvfølgelig eksporteres den anden vej og ud til de forskellige devices og medarbejdere. Whiteboardet er generelt meget bedre til gruppearbejde end f.eks. en projektor, fordi man kan samles om tavlen, og alle kan tilgå den. Her blev der også pointeret vigtigheden af, at brugerfladen på et whiteboard skal være let at håndtere for alle medarbejdere. 

Det dybere dyk

Vi har kun nævnt nogle af de 6-7 korte spots, som var lavet som teasere for, hvad der ville blive snakket om efter frokost. Og gæsterne på denne inspirationsdag kunne frit tilmelde sig de dybere gennemgange ud fra interesse og behov. Ricoh havde tænkt over tingene, og sammensat en inspirationsdag, hvor de besøgende reelt fik god og interessant viden med hjem.